MISSÃO
O Gabinete de Apoio à Administração tem por missão assegurar os procedimentos técnicos, administrativos, informativos e documentais adequados à organização e funcionamento da Administração e executar as deliberações da Administração.
COMPETÊNCIAS
Na prossecução da sua missão, compete ao Gabinete de Logística e Operações:
(a) Apoiar técnica e administrativamente na organização e funcionamento da Administração;
(b) Assegurar com recursos humanos e com um quadro de meios e recursos técnicos o desenvolvimento das suas actividades.
ATRIBUIÇÕES
No âmbito das suas competências, são atribuições fundamentais do Gabinete de Apoio à Administração:
(a) Assegurar a recepção, o tratamento e encaminhamento das comunicações enviadas pela e para a Administração, interna e externamente;
(b) Assegurar a recepção, o atendimento e o encaminhamento de visitantes e, quando lhe for determinado, de individualidades que se dirigem à Administração para audiências ou reuniões;
(c) Organizar e preparar logisticamente as cerimónias, os actos sociais e as reuniões da Administração com entidades externas;
(d) Velar pela conservação e boa apresentação das áreas da Administração que estejam sob a sua responsabilidade, promovendo o que for necessário para o efeito;
(e) Manter em estado de pronta utilização os meios e recursos alocados ao exercício da Administração;
(f) Apoiar logisticamente as deslocações dos Administradores;
(g) Reunir, tratar e dar acesso a recursos de informação pertinentes para a Administração;
(h) Gerir a documentação da Administração, incluindo a sua componente digital;
(i) Recolher, assegurar o tratamento documental, a digitalização e a disponibilização das intervenções da Administração;
(j) Seleccionar, recolher, tratar e difundir pela Administração a informação produzida por órgãos de comunicação social, nacionais e estrangeiros.
(k) Apoiar a Administração no acesso à legislação e jurisprudência nacional e proceder à sua difusão;
(l) Criar, desenvolver e disponibilizar serviços e produtos de difusão de informação actualizados, especializados e pertinentes para a Administração;
(m) Disponibilizar à Administração os meios e instrumentos para a pesquisa e o acesso à informação e garantir a respectiva formação na utilização dos mesmos;
(n) Assegurar a utilização e conservação dos documentos da Administração em condições adequadas;
(o) Apoiar tecnicamente a organização e gestão dos arquivos correntes sectoriais da Administração, nomeadamente ao nível da integração e normalização do sistema de registo e tratamento da correspondência;
(p) Assegurar a recolha, registo e instalação da documentação remetida dos arquivos correntes das unidades internas da sociedade;
(q) Planear e proceder à eliminação dos documentos findo o tempo de retenção administrativa obrigatória e assegurar a transferência das séries de conservação permanente para o Gabinete de Arquivo e Documentação;
(r) Garantir o tratamento e gestão da documentação de conservação permanente da Administração e elaborar os respectivos instrumentos de descrição e recuperação;
(s) Gerir os depósitos e os acervos à sua guarda e responsabilidade, garantindo a disponibilidade de espaço e a capacidade de instalação;
(t) Controlar as condições ambientais para a conservação dos espólios e preservação das espécies em depósito;
(u) Promover a definição e implementação de um plano de preservação digital da documentação da Administração;
(v) Planear e coordenar as actividades relacionadas com a estratégia e os sistemas e tecnologias de informação da Administração, com o objectivo de garantir a sua qualidade e optimização;
(x) Propor a actualização das tecnologias, sistemas e equipamentos para o exercício da Administração.
(w) Executar prontamente todas as orientações e directivas a si expressamente dirigidas pela Administração;
(y) Responder atempadamente a todas as incumbências a si dirigidas pela Administração;
(z) Propor à Administração medidas organizativas e funcionais para o incremento dos factores de eficiência e eficácia da sua missão, visando uma melhor racionalização de meios e recursos.